Lihasoft – Phần mềm kế toán, quản lý bán hàng DỄ SỬ DỤNG

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Lihasoft
   |
14/05/2024
   |
Tin tức Lihasoft
hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử nói chung và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (sau đây gọi là hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền) là một trong những hình thức hóa đơn điện tử được quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Việc triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền sẽ góp phần xây dựng môi trường kinh doanh bình đẳng giữa những người nộp thuế.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được đánh giá mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh: Giúp tiết kiệm thời gian, chủ động trong việc lập hóa đơn và điều chỉnh sai sót… 

1. Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Máy tính tiền là một thiết bị điện tử hỗ trợ công việc quản lý kinh doanh, trong đó có tính năng tính tiền, lưu trữ thông tin bán hàng, tra cứu và báo cáo giao dịch, khởi tạo hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền dữ liệu điện tử.

Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền, theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử.

2. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

Doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, trực tiếp đến người tiêu dùng theo 9 mô hình kinh doanh sau sẽ thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế: 

  • Trung tâm thương mại
  • Siêu thị
  • Bán lẻ hàng tiêu dùng
  • Ăn uống
  • Nhà hàng
  • Khách sạn
  • Bán lẻ thuốc tân dược
  • Doanh nghiệp kinh doanh vàng, bạc
  • Dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác.

 

3. Thời điểm xuất hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm xuất hoá đơn điện tử:

  • Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
  • Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng.)

Như vậy, thời điểm xuất hoá đơn điện tử là thời điểm hoàn thành nhiệm vụ cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền.

 

4. Cách đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

Người nộp thuế đăng ký và sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19-10-2020 của Chính phủ.

  • Trường hợp người nộp thuế lần đầu sử dụng hoá đơn điện tử và thuộc đối tượng áp dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì phải thực hiện đăng ký qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử.
  • Trường hợp người nộp thuế đã thực hiện đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử thành công và muốn đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì thực hiện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc trên trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

5. Hình thức của hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế là hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo định dạng dữ liệu quy định tại Quyết định số 1510/QĐ-TCT ngày 21/09/2022 của Tổng cục Thuế.

a. “Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế” là thiết bị điện tử đồng bộ hay một hệ thống nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, khởi tạo hoá đơn điện tử có dải ký tự mã của cơ quan thuế đảm bảo duy nhất, tra cứu giao dịch, báo cáo giao dịch… và được kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn bằng phương thức điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

b. “Mã của cơ quan thuế trên hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền” là dải ký tự bao gồm 23 ký tự có cấu trúc như sau:

C1C2-C3C4-C5C6C7C8C9 – C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20

Trong đó:

  • Một ký tự đầu C1: là chữ cái M cố định để thể hiện dấu hiệu nhận biết hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 4 Thông tư số 78/2021/TT-BTC.
  • Một ký tự C2: là ký hiệu được gắn cố định để thể hiện loại hoá đơn điện tử từ 1 đến 6 theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC.
  • Hai ký tự C3C4: là 02 số cuối của năm phát hành hóa đơn được sinh tự động từ phần mềm bán hàng của người nộp thuế.
  • Năm ký tự C5C6C7C8C9: là một chuỗi 05 ký tự do cơ quan thuế cấp theo hình thức tự sinh từ hệ thống hoá đơn điện tử của cơ quan thuế đảm bảo tính duy nhất.
  • Mười một ký tự C10C11C12C13C14C15C16C17C18C9C20: là chuỗi 11 số được tự sinh từ phần mềm bán hàng đảm bảo tính duy nhất.
  • Dấu gạch ngang (-): là ký tự để phân tách các nhóm ký tự thể hiện loại hóa đơn, năm phát hành hóa đơn tự sinh từ phần mềm bán hàng, ký tự do cơ quan cấp, chuỗi số tự sinh từ phần mềm bán hàng.

Mã của cơ quan thuế trên hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thể thiết lập cho nhiều máy tính tiền tại một hoặc nhiều địa điểm kinh doanh, đơn vị phụ thuộc đảm bảo tính duy nhất của từng hóa đơn.

Cấu trúc mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

 

6. Lợi ích của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

Đối với người bán hàng, cung cấp dịch vụ: Người bán có thể xuất hóa đơn điện tử ngay cho khách hàng mọi lúc 24/7, do hóa đơn in ra từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế chính là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định; Chủ động hơn trong việc điều chỉnh sai sót do hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được gửi vào cuối ngày không phải gửi từng hóa đơn như loại hóa đơn có mã thông thường; Phần mềm HĐĐT giúp tiết kiệm chi phí về nhân lực, thời gian hơn so với các loại hóa đơn điện tử khác. Bên cạnh đó, yêu cầu có chữ ký số trên HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền là không bắt buộc. Đặc biệt là không yêu cầu phải có thiết bị đặc thù, chuyên dùng người nộp thuế chỉ cần có máy tính, máy in, đường truyền internet, thậm chí các thiết bị điện tử cầm tay cũng có thể khởi tạo hóa đơn.

Đối với người mua hàng: Việc mua hàng lấy hóa đơn bảo đảm quyền lợi của người mua hàng được pháp luật bảo vệ trong giao dịch thương mại như dịch vụ hậu mãi hoặc tranh chấp, khiếu nại về chất lượng hàng hóa… Người mua hàng được bảo đảm về nghĩa vụ liên quan đến trách nhiệm bảo hành của người bán trong trường hợp hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng, nguồn gốc. Lấy hóa đơn khi mua hàng còn góp phần tạo lập thói quen tiêu dùng văn minh cho toàn xã hội, tránh thất thu ngân sách nhà nước. 

Có thể thấy, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mang đến nhiều lợi ích cho Tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân, người nộp thuế. Đây là một trong những mô hình chuyển đổi số doanh nghiệp, không chỉ giúp cơ quan thuế dễ quản lý mà còn giúp người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ thuế một cách đơn giản, thuận tiện hơn.

 

7. Phát hành hóa đơn điện tử có mã khởi tạo từ máy tính tiền với phần mềm Lihasoft

Lihasoft có những giải pháp như: Phần mềm tính tiền, Phần mềm quản lý bán hàng & Phần mềm kế toán doanh nghiệp. Các sản phẩm do Lihasoft cung cấp cho phép bạn kết nối với hóa đơn điện tử Viettel (S-Invoice) và VNPT Invoice thông qua API để khởi tạo hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền do Tổng cục thuế quy định.

Người bán sử dụng phần mềm Lihasoft để lập phiếu, đồng thời gửi dữ liệu để lập hóa đơn điện tử cho nhà cung cấp hóa đơn điện tử như: Viettel hay VNPT để phát hành. Sau đó in phiếu bán hàng có (mã tra cứu hóa đơn, số hóa đơn) và gửi cho người mua.

Comments are closed.